• 「会議室が足りない」との声は聞くけど、増設は難しい
• カレンダー上は予約されているが、部屋の中に誰もいない
• 予約しているのにほかの人が使っている
• 会議室の稼働率を改善したいけど、データがない

このようなお悩み、ございませんか？
会議室の運用ルールが形骸化してしまうと、結果的に社内リソースを損失することになります。

予約された会議室が実際にどれほど利用されており、どれほどのリソースを活用できているのでしょうか。本コラムでは、空予約の観点から会議室予約システムの意義についてご紹介いたします。

会議室予約の20～30%は空予約

一般的に、首都圏にあるオフィスの会議室では20～30%の空予約があると言われています。
実際に弊社が行った調査では、会議室利用予定である1,638時間/月に対し、空予約は360時間（22%）も観測されました。

なぜここまで空予約が発生してしまうのでしょうか？主な理由として、以下の要因が挙げられます。

• 会議の中止・延期後に予約の取り消しがされない
• 仮押さえ・保険での予約がそのまま残ってしまった
• 会場変更・リモート開催などへの切り替えミス

これらの共通事項は、「運用ルールが徹底されていない」ことでしょう。
そこで、会議室予約システム”RoomLead”を導入することで、空予約を防止することができます。

RoomLeadの導入で空予約率は約3％に

RoomLeadの大きな特徴の一つに、チェックイン・チェックアウト機能が挙げられます。
会議室にチェックインして利用を開始、チェックアウトで利用を終了することによってリアルタイムに利用状況を可視化し、実利用時間データの把握が可能です。
また、会議開始予定時間から一定時間チェックインされない場合は自動キャンセルされることにより、空予約を防止することができます。弊社が行った調査によると、30％前後あった空予約率が約3%まで改善されました。

おわりに

RoomLeadは、予約情報と実際の利用状況をデータとして可視化し、空予約という見えづらいロスを解消する仕組みを提供します。会議室という限られたリソースを最大限に有効活用するために、まずは現状を正しく把握することから始めてみませんか？