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オフィス移転を成功へ導け

企業は日々、規模を拡大・縮小し動き続けている。よって、オフィス移転は日常茶飯事だ。しかし、お客様にとって移転は一大イベントであり、我々は最後までお客様を円滑にサポートする使命がある。

プロジェクトの始まり

「移転を予定している。」との問い合わせ

ある日、お客様より「移転を予定している。」とご相談をうけ、詳細ヒヤリングのため、すぐに訪問し打合せを開始。
打合せから見えてきたのは、お客様は総務部門の方なので移転に伴うIT絡みの打合せや、情報提供には不安を抱いていた。
また、このお客様は外資系企業（イギリスが本社）の為、IT絡みの情報はアジアのオフィスを統括しているシンガポールの担当者とのやりとりが必要になることが判明した。
我々は、お客様の不安の解消に努めると共に、オフィス移転を無事成功へ導く為、各スペシャリストを招集し、移転プロジェクトを開始した。

移転までのプロセス

多くの工事業者との円滑な連携が求められる

オフィス移転は、お客様だけではなく多くの工事業者との定期的な打合せが発生する。そこでは、営業だけではなく実際に施工を担当する技術者も参加し、オフィス移転が完了するまで詳細な打合せを重ね、施工を進めていく。
今回の場合、海外担当者とも密に打合せを重ねていく必要があり、ビデオ会議や日本来日の際の打合せも多々発生した。
移転はお客様にとって、一大イベントであると共に、何か一つでも問題が生じればお客様の業務に大きな影響を及ぼすことになる。そこで海外担当者からのリクエストは、事前にネットワークを構築させ余裕をもったスケジュールを組むことだった。リクエストに応えるため、営業を始めネットワーク配線技術者・ネットワーク技術者が連携をとり、このようなお客様のリクエストに応えていった。

移転当日、そしてオープン

計画を段取り通り実施する

ついに、移転当日。今までお客様・各工事業者・社内関係者と打合せを重ね、計画してきた作業を段取り通り実施する。我々は、ただ作業を行うだけでなく、業務終了後からオープンまで、日本の担当者や来日している海外担当者のサポートも行っていく。気をつけなければならないのは、お客様の業務に影響を及ぼさないこと。オープンの際に、お客様が新らしいオフィスで移転前と同様に業務を開始できることを第一に作業を完璧に完了させる。
そしてついにオープン当日。お客様が無事業務を開始できた所を見届け、この移転プロジェクトが完了となった。
オフィス移転では、多くの人と関わり合いプロジェクトを進めていくことになる。何よりも、お客様に喜んで頂けることで達成感を味わえることが醍醐味だ。